Спецификация к договору поставки

Когда составляется спецификация к договору поставки?

Спецификация — это письменное дополнение к договору или контракту, составленное в двух экземплярах. Для обозначения приложения также используют термины «техническая часть», «техническое задание» или «проектно-сметная документация». Документ разрабатывается вместе с соглашением о сделке, прилагается к нему, но не наделен самостоятельной юридической силой. На основании договора поставщик обязуется поставить, а покупатель — принять и оплатить товар, наименование, цена и количество которого оговариваются в прилагаемом перечне к каждой партии.

Использование приложения требуется в случаях:

• больших объемов поставляемой продукции по одному договору;
• при выполнении указанных услуг в разные промежутки времени;
• при необходимости точного описания выполняемых действий;
• если при заключении сделки сторонами не до конца определено содержание договора.

ВАЖНО. Противоречие условий приложения тексту соглашения о поставке не допускается. Без правильно составленной документации покупатель рискует получить не тот товар, на который рассчитывал.

Можно ли обойтись без спецификации

Спецификация — форма документооборота между сторонами сделки, распространенная в торговых предприятиях. Такое приложение помогает не перегружать информацией тело договора.

ВАЖНО. Документ не считается обязательным к применению, но пренебрежение составлением «технического задания» грозит неприятностями поставщику.

Большинство договоров поставки только очерчивают условия соглашения. Заключение рамочных контрактов допускается статьей 429 ГК РФ. Приложения к таким договорам подтверждают наличие согласования по ассортименту, количеству и срокам поставки. Рамочное соглашение часто используется для продолжительного сотрудничества, но при отсутствии спецификации будет считаться незаключенным во время судебного разбирательства. На основании такого контракта товар не считается переданным покупателю, который вправе не оплачивать продукцию или вернуть ее продавцу с требованием о возмещении расходов на хранение.

ВАЖНО. Без оформления спецификации можно обойтись при совершении единичного действия, которое легко вписать в текст соглашения. Кроме того, спецификацию можетзаменить товарная накладная.

Что обязательно написать в спецификации

Унифицированных бланков спецификаций сегодня не существует. Документ разрешается составлять в произвольной форме или использовать шаблон, утвержденный на предприятии. При создании приложения потребуется соблюдение двух главных условий: по структуре бланк должен отвечать стандартам делопроизводства и содержать необходимую информацию.

В «шапку» заполняется:

• наименование документа;
• порядковый номер «технического задания», если их много;
• дата заключения и номер соглашения, к которому составлено приложение.

Основная часть бланка часто заполняется в виде таблицы, куда вносится следующая информация:

• название товаров или материалов;
• единицы измерения;
• количество продукции;
• цена за единицу;
• сумма НДС;
• общая стоимость.

При необходимости в табличную часть бланка включаются и другие сведения, например, условия оплаты продукции.

ВНИМАНИЕ. Наименования товаров, которые в ассортиментной номенклатуре заполняются на латинице или иностранном языке, должны также указываться в приложении. Перевод названий не разрешается.

Можно ли вносить изменения в спецификацию

По законодательству, к приложениям применяются требования и нормы, установленные статьей 432 ГК РФ к договорам поставки. При взаимном согласии контрагентов готовую спецификацию разрешается редактировать на каждом этапе сделки. Также допускается расторжение составленных раньше и подписанных дополнительных приложений к контракту и создание новых. Изменения в подписанном документе вносятся на основании соответствующего заявления одной стороны сделки.

Сколько спецификаций может быть к договору

ВНИМАНИЕ. Закон не ограничивает количество «технических заданий» к одному контракту.

На каждую партию продукции разрешается оформлять отдельное приложение. Новый бланк после подписания участниками сделки становится неотделимой частью контракта. Соглашение на поставку продукции при этом подписывается контрагентами один раз.