Приказ об утверждении штатного расписания

Когда издается приказ об утверждении штатного расписания

Сегодня открытие новой фирмы начинает формироваться информация о потребности в сотрудниках. В это же время нужно составить штатное расписание, в котором указывается:

• наименование должностей;
• количество сотрудников;
• оплата труда;
• премии и доплаты, которые гарантирует работодатель.

ВНИМАНИЕ! Унифицированная форма Т-3 содержит подписи работника кадровой службы и главного бухгалтера. Утверждение руководителя не требуется.

Чтобы кадровый документ был принят к исполнению, издается приказ об утверждении штатного расписания.

Повторное внесение изменений в штатное расписание и издание этого распорядительного документа потребуется:

• при изменении количественного состава сотрудников;
• при введении нового МРОТ, если будут скорректированы оклады;
• при сокращении штата;
• при открытии или закрытии обособленного подразделения;
• при создании новых рабочих мест.

Унифицированной формы приказа нет, поэтому составляется он в произвольной форме, но должен содержать обязательные реквизиты.

Форма приказа

При составлении приказа в обычной практике используется ГОСТ Р 7.0.97-2016. В документе должна присутствовать информация, предусмотренная для составления первичных документов.

Образец приказа об утверждении штатного расписания представлен в нашей статье.

Основные требования: распорядительный документ должен доводить полную информацию до исполнителей и соответствовать нормам законодательства.

Содержание приказа

Единой формы, по которой составляется распорядительный документ, нет. Как правило, на предприятиях формы первичных документов представлены в учетной политике, которую они разрабатывают сами. 

Составлять приказ на утверждение штатного расписания в 2021 году придется, придерживаясь определенных правил делопроизводства. Распорядительный документ должен содержать:

• порядковый номер и дату составления;
• полное или сокращенное наименование компании;
• указание на основание для составления;
• содержание, в котором объясняется суть распоряжения;
• дату введения в действие;
• указание на приложение.

Обычно приказ печатают на фирменном бланке, поэтому реквизиты вносить не требуется. В противном случае обязательно указывают наименование организации в верхней строке. У ИП в «шапке» указывается статус «индивидуальный предприниматель» и фамилия, имя, отчество полностью в соответствии с регистрационными документами. 

Номер вносится после регистрации в книге приказов. Дата составления не может предшествовать дате указания о введении штатного расписания.

Основанием для составления распорядительного документа может быть реорганизация компании, изменение систем и форм оплаты труда, премирования, предоставление дополнительных надбавок и доплат, а также открытие или закрытие филиалов и прочих обособленных подразделений.

В общем случае указывается ссылка на раздел 1, п.1.1 Постановления Государственного комитета статистики РФ № 1 от 05.01.2004, где дается указание о применении первичной формы Т-3 «Штатное расписание».

В распорядительной части должны присутствовать формулировки «утвердить штатное расписание №_ от_», «ввести штатное расписание_ с _». В обязательном порядке в документе дается указание на должностное лицо (или лиц), на котором лежит функция контроля за выполнением приказа. 

Обычно эта обязанность возлагается на главного бухгалтера компании или руководителя кадровой службы. 

После подписи директора имеет смысл добавить строки с наименованием должностей и Ф. И. О. сотрудников, которые должны быть ознакомлены с приказом. Их подписи являются обязательными.

Приложением является штатное расписание, номер и дата которого указаны в распорядительной части документа.

Порядок издания и подписания приказа

Распорядительный документ издается и подписывается руководителем компании – директором или генеральным директором. Наименование должности определяется в соответствии с Уставом предприятия и штатным расписанием, если оно не является первичным, а составляется в связи с вносимыми изменениями в численность или оплату сотрудников.

Инициатором издания приказа на штатное расписание является работник кадровой службы, отвечающий за состояние кадров в организации. Руководитель знакомится со штатным расписанием и принимает решение о введении его в действие или возвращает на доработку.

Нередко директор согласовывает положения штатного расписания с руководителями некоторых служб: экономической, бухгалтерской, производственной. В этом случае они указываются в распорядительном документе и требуются их подписи.

Внимание! Штатное расписание без соответствующего приказа не может быть принято к исполнению.

Руководитель имеет право установить срок действия штатного расписания в своем приказе. Но это не является его обязанностью. Если дата окончания действия установлена, со следующего дня должно вступить в силу новое штатное расписание. Поэтому в большинстве случаев документ оформляют как бессрочный, так как законодательство дает возможность в любое время внести изменения.

Приказ на введение штатного расписания может оформляться как в печатной форме, так и рукописно. Запретов по этому вопросу не существует. Печать на документе не ставится, так как он является внутренним.

Приказ издается в одном экземпляре, хранится в папке с кадровыми распоряжениями, а затем сдается в архив.

Штатное расписание – этот документ, от которого зависит будущее наемных сотрудников, поэтому при проверках на него обращают особое внимание, а приказ на утверждение штатного расписания наделяет этот документ работоспособностью. При его составлении нужно руководствоваться нормами трудового законодательства и актуальными поправками по оформлению первичных документов.