Служебное задание на командировку

Обязательно ли оформлять служебное задание на командировку

У бухгалтеров и сотрудников отдела кадров часто возникает вопрос: составление служебного задания на командировку обязательно или нет? Ответ кроется в постановлении Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749. Здесь перечислены акты, которые необходимо составлять при отправке работника организации в служебную поездку. Это следующие документы:

• приказ о командировании сотрудника для выполнения служебного поручения,
• авансовый отчет.

Получается, что обязанность составления служебного задания на командировку законодательно не закреплена. То есть работодатель самостоятельно принимает решение, оформлять его или нет.

Документ целесообразно формировать в случае длительных командировок, когда перед работником ставится множество целей и задач. Так и сотруднику, и его руководству легче контролировать исполнение поручений. 

Казалось бы, основная задача командируемого прописана в приказе, смысла в дублировании сведений нет. Но служебное задание на командировку содержит более подробную и детализированную информацию. Здесь представлен развернутый перечень поручений, что уменьшает риск возникновения неточностей и ошибок в понимании сотрудником своей основной миссии.

Важно: если в локальных нормативных актах компании прописана обязанность составления служебного задания, то его отсутствие будет расценено как нарушение. В случае же, когда документ никак не упоминается в схеме внутреннего документооборота, его составление не обязательно. Но иногда все же целесообразно и желательно.

Унифицированная форма Т-10а

Внешний вид служебного задания на командировку строго не регламентирован. Это означает, что работодатель вправе самостоятельно разрабатывать акт, ориентируясь на основные задачи документа. 

На многих предприятиях предпочитают использовать унифицированную форму Т-10а, которая содержит все необходимые для заполнения поля. В типовом бланке предусмотрено место как для описания задач командировки, так и для отчета о ее результатах. Продуманность структуры и полнота реквизитов делают документ достаточно популярным.

Однако есть у акта и недостаток: весьма узкие полосы для набора информации. Если перед командируемым сотрудником стоит много задач, а их формулировки еще и достаточно объемны, места может попросту не хватить. 

Но в стандартных ситуациях задание на командировку удобно оформлять на специально разработанном бланке по форме Т-10а.

Как заполнить служебное задание в командировку

Заполнением задания на командировку занимается человек, который знаком с нюансами служебной поездки и четко понимает ее цели и задачи. Обычно это руководитель структурного звена, мастер, ведущий специалист участка и т. д. Иногда этот сотрудник составляет докладную записку и уже на ее основании работники отдела кадра или бухгалтерии заполняют служебное задание. 

Акт содержит следующие элементы:

1. Шапку. Здесь указывается название документа, его дата, регистрационный номер, наименование организации. 
2. Информацию о сотруднике, направляемом в деловую поездку: его ф. и. о., место работы (подразделение), табельный номер.
3. Сведения о командировке. Здесь указываются место командировки и наименование принимающей организации. Также в этом блоке фигурирует информация о длительности поездки — прописываются даты ее начала и окончания. Обязательно выделяется срок командировки без учета времени пути. В типовой форме Т-10а предусмотрено место для указания организации, финансирующей поездку. Обычно это та же фирма, в которой трудится командируемый. Если служебное задание оформляется в свободной форме, этот пункт можно опустить.
4. Основание. В этом поле прописываются данные о документе-основании. Обычно основанием выступает приказ о командировке. Но возможны и исключения – например план проведения технических работ.
5. Задачи. Именно здесь подробно прописываются цели, стоящие перед командируемым. В этом пункте максимально полно и ясно раскрывается смысл поручения сотруднику.
6. Отчет о командировке. В этой части командированный отчитывается о проделанной работе. По информации этого раздела можно сделать вывод, выполнено задание или нет. Заполняет его обычно сам работник, вернувшийся из поездки. Другой вариант — когда поле заполняет непосредственный руководитель исполнителя, который имеет возможность объективно оценить степень выполнения задания.
7. Подписи. Задание на командировку обязательно подписывает сотрудник, который отправляется в деловую поездку, а также руководитель его подразделения и гендиректор. После возвращения работника непосредственный начальник командированного оставляет на бланке резолюцию (в унифицированной форме для этого предусмотрено специальное поле) и повторно расписывается под ней.

Итак, теперь мы знаем, как правильно заполнять служебное задание.

Что сотруднику делать со служебным заданием

Получив служебное задание на руки, сотрудник первым делом должен ознакомиться с текстом документа. При возникновении вопросов и неточностей он имеет право обсудить эти моменты с руководством. После чего либо получает вразумительные объяснения по вызвавшим сомнения пунктам, либо в текст акта вносятся корректировки. Работник перед началом командировки обязательно должен подписать служебное задание.

По возвращении из деловой поездки командированный заполняет отчетные поля акта — описывает в них результаты проделанной работы. Затем вместе с авансовым отчетом он подает документ на проверку в бухгалтерию или отдел кадров. На этом его действия заканчиваются.

Итак, служебное задание на командировку – это документ, содержащий основные сведения о деловой поездке: ее цели, сроки, место. Также здесь обязательно подводятся итоги проделанной работы. Частично информация акта дублирует сведения, фигурирующие в приказе о командировке. Но задание отличается большей детализацией. Служебное задание на командировку не относится к обязательным документам. Однако его составление помогает более полно и грамотно оформлять деловые поездки. И потому на практике бланк используется достаточно активно.