Личная карточка работника по форме Т-2
Когда оформляется личная карточка работника
Крайний срок оформления личной карточки работника по форме Т-2 законодательно не установлен. Но мы рекомендуем сделать это в момент внесения записи в трудовую книжку, то есть не позднее одной недели с момента приема человека на работу в вашу компанию.
Личную карточку лучше всего вести в бумажном виде. Ведь ее реквизиты предусматривают подтверждение записей личными подписями работников, например, графа 6 третьего раздела «Прием на работу и переводы на другую работу». Однако законодательство не запрещает вести личные карточки и в электронном виде. Но в любом случае их придется распечатывать для того, чтобыознакомитьсотрудника с записями под подпись. Работодатель ведет личную карточку в течение всего времени, пока человек у него работает.
При увольнении сотрудника работодатель закрывает карточку, но продолжает ее хранить:
- 75 лет, если ее закончили вести до 01.01.2003;
- 50 лет, если ее закончили вести после 01.01.2003.
Обратите внимание! Личная карточка работника содержит его персональные данные. Работодатель обязан исключить к ней свободный доступ посторонних лиц.
Унифицированная форма Т-2
Постановление Госкомстата от 05.01.2004 содержит унифицированные формы для ведения кадрового учета. С 01.01.2013 они перестали быть обязательными, поэтому каждый работодатель может самостоятельно разработать форму личной карточки работника. Необязательно использовать форму Т-2, утвержденную постановлением. Но, как показывает практика, проще воспользоваться готовыми формами, чем ломать голову при разработке собственных бланков.
Порядок заполнения карточки
Личная карточка по форме Т-2 заполняется на каждого человека отдельно. Для этого вам потребуются следующие документы:
- приказ о приеме на работу;
- паспорт;
- ИНН;
- СНИЛС;
- документы об образовании, например дипломы, аттестаты;
- трудовая книжка;
- военный билет;
- иные документы, например, об инвалидности.
В верхнем правом углу формы Т-2 вы увидите два кода. Один из них – код по ОКУД, который всегда имеет значение «0301002», второй – код ОКПО, который необходимо указать вместе с полным наименованием компании. В шапке личной карточки также необходимо отразить дату начала ее ведения, табельный номер нового работника, его ИНН, СНИЛС, первую букву фамилии («Алфавит»), характер и вид работы, пол человека.
После того как шапка документа будет оформлена, нужно перейти к разделам формы Т-2. Их одиннадцать. Рассмотрим некоторые особенности заполнения каждой части личной карточки более подробно.
|
Наименование раздела |
Особенности заполнения раздела |
|
I. Общие сведения |
Самый объемный раздел, который содержит общую информацию о сотруднике. При заполнении нужно указывать коды, которые берутся из соответствующих справочников (ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР). |
|
II. Сведения о воинском учете |
Заполняется на основании военного билета или удостоверения человека, который подлежит призыву. |
|
III. Прием на работу и переводы на другую работу |
Вносятся данные в соответствии с приказами, например, о приеме на работу. |
|
IV. Аттестация |
Заполняется в том случае, если работодатель проводил аттестацию сотрудника. Здесь указывают дату аттестации, решение комиссии, дату и номер протокола заседания комиссии, в графе «Основание» – дату и номер приказа о проведении аттестации. |
|
V. Повышение квалификации |
Заполняется в соответствии с документом о повышении квалификации,например, сведения об образовательном учреждении и длительности обучения (длительное – более 100 часов – и краткосрочное – от 72 до 100 часов). |
|
VI. Профессиональная переподготовка |
Заполняется в том случае, если работник прошел профпереподготовку и предоставил соответствующий документ, например диплом, свидетельство. |
|
VII. Награды (поощрения), почетные звания |
Содержит информацию о поощрениях работника (указываются номер и дата приказа) и наградах (указывается наименование наградного документа). |
|
VIII. Отпуск |
Вносятся сведения обовсех отпусках работника. |
|
IХ. Социальные льготы |
Заполняется в том случае, если работник имеет право на соцльготы и предъявил соответствующие документы, например, справку об инвалидности, справку о наличии ребенка-инвалида, удостоверение участника войны, «донорскую» справку и т. д. В качестве основания необходимо указать реквизиты соответствующего закона. |
|
Х. Дополнительные сведения |
Предназначен для указания сведений, которые не вошли в предыдущие разделы, например, наличие прав на вождение автомобиля, загранпаспорта и т.п. |
|
ХI. Основание прекращения трудового договора (увольнения) |
Заполняется при увольнении работника. Например, информацию можно внести следующим образом:«пункт 3 части 1 статьи 77 ТК Трудового кодекса Российской Федерации». |
Таким образом, личная карточка по форме Т-2 заполняется при приеме человека на работу и ведется на каждого сотрудника отдельно. Работодатель может использовать самостоятельно разработанный бланк, однако проще заполнить унифицированную форму. Для оформления личной карточки вам потребуются документы нового работника.