Командировочное удостоверение

Когда нужно командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение — обязательный до 2015 года документ, подтверждающий факт пребывания и период пребывания в командировке. Сведения из него учитывают для подтверждения командировочных расходов. С 2015 года Постановлением № 749 для целей упрощения документооборота были отменены:

• служебное задание (№ Т-10а);
• командировочное удостоверение (№ Т-10);
• отчет о командировке.

Таким образом, с 2015 года все перечисленные выше документы, включая удостоверение, не являются обязательными, и организации используют их на свое усмотрение. Применяют их обычно тогда, когда работа связана с частыми командировками.

Обратите внимание! Если наниматель решит, что командировочное удостоверение, а также служебное задание, отчет о командировке нужны в работе организации, обязательность их оформления при командировании сотрудников закрепляют в учетной политике (локальных документах). Например, в Положении о служебных поездках. Здесь прописывают цели поездок, кого следует направлять, размеры суточных, порядок компенсации конкретных затрат, сроки сдачи отчета.

Согласно ПП РФ № 749, в 2021 году после возвращения работник может подтверждать срок командировки проездными и иными документами. При этом все расходы во время поездки, включая обязательные платежи, возмещаются тоже только после их документального подтверждения. Это те затраты, которые обозначены статьей 168 ТК РФ и согласованы с нанимателем. В качестве документов, подтверждающих расходы, принимают:

• договор найма жилья, оплата по нему;
• квитанцию, чеки — при проживании в гостинице;
• распечатку электронного билета;
• посадочный талон с проставленной отметкой о досмотре для авиаперелета;
• проездные билеты для проезда на общественном транспорте;
• при использовании личного авто — служебную записку, путевой лист, покупку ГСМ;
• при проезде на такси — документ, подтверждающий факт оплаты и др.

Обратите внимание! Наниматель обязан возместить затраты на оформление загранпаспорта, виз, обязательной медицинской страховки, консульские, аэродромные, иные сборы и т. п. платежи.

Унифицированная форма Т-10

Оформить командировочное удостоверение можно по типовой форме Т-10 (по ОКУД 0301024). Она рекомендована Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004.

На одной стороне типового бланка, завизированной подписью руководителя с расшифровкой, указывают:

• данные командированного лица: Ф. И. О., подразделение, где он работает, должность;
• куда, с какой целью, насколько дней он отправляется.

На второй (оборотной) стороне делаются записи об отъезде, о приезде в пункты назначения и выбытии из них. Формат записи: «выбыл из» (дата, месяц, год) и «прибыл в» (дата, месяц, год). Каждая такая отметка заверяется подписью уполномоченного должностного лица.

Организация вправе не использовать типовую форму удостоверения, а на ее основе разработать собственный бланк.

Порядок оформления командировочного удостоверения

Решение о направлении одного либо нескольких работников принимает наниматель на основании служебной записки, поступившей от руководителя подразделения. Процесс оформления включает:

1. Составление служебного задания (подробное описание, «план», цели поездки). Подписывает его руководитель подразделения, наниматель.
2. Издание приказа о направлении в командировку по форме Т-9, Т-9а (на отправку одного либо нескольких работников) либо на разработанном бланке. С ним нужно ознакомить командируемого работника под подпись.
3. Оформление, выдача командировочного удостоверения отделом кадров (один экземпляр).

Обратите внимание! При некоторых обстоятельствах, например, при однодневной поездке форму командировочного удостоверения можно не заполнять, ограничившись одним приказом. Это касается и ситуаций, когда оба документа, по сути, содержат идентичные данные: сведения о командированном лице, дату, цель поездки, пункт назначения, порядок компенсации затрат.

Как сотруднику использовать командировочное удостоверение

Работник должен предъявлять это удостоверение вместе с паспортом. Ничего писать в нем командированному не требуется. Во всех пунктах назначения, куда он приезжает, в удостоверении делаются пометки о его приезде и отъезде. Отметки заверяются подписью уполномоченного должностного лица и печатью.

Вернувшись из командировки, являясь подотчетным лицом, командированный должен заполнить в служебном задании поле «Краткий отчет о выполнении задания». То есть коротко описать проделанную работу. Руководитель подразделения, проверив отчет, – сделать и подписать заключение о выполнении задания.

Для бухгалтерии командированный должен заполнить авансовый отчет о совершенных в поездке расходах и подтвердить их документально. Форма для отчета может быть типовой АО-1 либо разработанной организацией самостоятельно.

По сведениям из отчета определяют, сколько средств потратил командированный работник. Если меньше, чем ему выдали до отъезда, то оставшиеся деньги он возвращает. Если больше и это обосновано документами, предъявленными им, то недостающую сумму ему возмещают. За суточные он не отчитывается и тратит их на свое усмотрение. Посредством командировочного удостоверения в 2021 году он обосновывает факт и период отсутствия на рабочем месте, понесенные расходы.