Форма СЗВ-М при увольнении работника

Нужно ли выдавать справку СЗВ-М при увольнении сотрудника

Законодательство предписывает компании предоставить сотруднику форму СЗВ-М за текущий месяц при расторжении трудового договора (4 ст. 11 Закона о персонифицированном учете). Однако речь в законе идет только о сведениях, касающихся непосредственно уходящего трудящегося. В бланке для ПФР указываются все работники компании, передача ему копии всей формы приравнивалась бы к разглашению персональных данных. 

Поэтому увольняющемуся в последний его рабочий день выдается выписка из формы СЗВ-М, включающая только сведения о нем (Письмо ГУ - ОПФР по г. Москве и МО от 03.04.2018 № В-4510-08/7361). Обычно работодатель сдает отчет до 15 числа месяца, идущего за отчетным. В случае расторжения трудовых отношений до окончания текущего месяца наниматель обязан предоставить сведения в день увольнения, ранее официального срока сдачи полного отчета в ПФР.

Важно! Аналогичное правило действует и для занятых по договору ГПХ. Им необходимо предоставить данные из СЗВ-М в день окончания срока действия или расторжения договора.

Если работник отсутствовал в последний рабочий день, его письменно уведомляют о необходимости явиться за сведениями из СЗВ-М или дать согласие на их отправку почтой (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Ушедший работник может обратиться за отчетом и через какое-то время после расставания. В этом случае предприятие также обязано выдать его в течение 5 календарных дней с даты получения запроса. Как правило, выписку из СЗВ-М вручают лично вместе с остальными документами о работе.

Важно! В целях получения доказательств предоставления формы, ее можно заполнить в 2-х экземплярах, на одном из которых уволенный работник проставит дату получения и подпись.

Как заполнить отчет СЗВ-М при увольнении работника

Порядок заполнения формы СЗВ-М для уволенного сотрудника ничем не отличается от стандартного. Единственное отличие в том, что в отчете будут присутствовать сведения только об 1 человеке. Также оформляются 4 раздела:

• Данные о компании: регистрационный номер в ПФР, название, ИНН И КПП;
• Указание на отчетный период: номер месяца в формате «01», «02», «03» и т. д. и год в четырехзначном виде;
• Тип формы: «Исходная»;
• Сведения об уволенном сотруднике: ФИО, СНИЛС, ИНН.

Также нужно проставить фактическую дату оформления формы и подпись руководителя или уполномоченного лица. Если компания пользуется печатью, необходим ее оттиск. Во всех нормативных актах речь идет о копии сведений, следовательно выдавать их нужно в бумажном виде.

Важно! Если сотрудник оформил отпуск с последующим увольнением и его начало и конец приходятся на разные месяцы, то оформляют 2 копии сведений СЗВ-М: за месяц начала отпуска и за месяц, когда он закончился.

Порядок сдачи сведений о застрахованных лицах при увольнении

Расторжение трудового договора с работником никак не влияет на порядок предоставления СЗВ-М в ПФ РФ. Его нужно заполнить по всем работникам, включая ушедшего и передать не позднее 15 числа после окончания отчетного месяца. СЗВ-М оформляется по обычным правилам и направляется в ПФ РФ в бумажной или электронной форме (в зависимости от численности застрахованных).

Важно! Передавать отдельный отчет по уволенному сотруднику на дату расторжения трудового договора не нужно.

Уволенного сотрудника необходимо включить в отчет СЗВ-М для ПФ РФ в последнем месяце его работы. Уходящему работнику нужно выдать выписку из СЗВ-М со сведениями о нем в день увольнения. Форма в обоих случаях заполняется стандартно.