График отпусков - правила составления
Обязателен ли график отпусков
Ст. 123 ТК РФ свидетельствует, что график отпусков — обязательный локальный нормативный документ. Причем как для нанимателя, так и для сотрудников. Наниматель не имеет права безосновательно не предоставить отпуск, если он предусмотрен графиком, а работник не вправе отказаться от него.
Этот документ важен для каждой организации, так как содержит полные сведения об отпусках, предоставляемых за конкретный календарный год. Речь идет об очередности ухода в отпуска, распределении отпускных периодов между сотрудниками всех подразделений. То есть когда именно, сколько дней будет отдыхать каждый сотрудник.
Обратите внимание: микропредприятия, в том числе и ИП (см. ст. 309.1 ТК РФ), не применяющие локальные нормативные акты, могут не вести и не утверждать такие документы. По ст. 309.2 ТК РФ, названные нормы следует включать в трудовой договор.
Все остальные за отсутствие отпускного графика, его несвоевременное утверждение привлекаются к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Срок хранения для документа (3 года) определяет п. 453 перечня, утвержденного приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.
Унифицированная форма Т-7 графика отпусков
Наниматели самостоятельно определяют содержательную часть графика отпусков и разрабатывают его бланк либо заполняют типовую форму Т-7 (по ОКУД 0301020), рекомендованную постановлением № 1 Госкомстата от 05.01.2004. Заполняя ее, определяя очередность предоставления отпусков, составители учитывают нормы трудового законодательства, пожелания отпускников, специфику рабочего процесса, мнение профсоюза при его наличии в организации.
Разрабатывая собственный бланк, организации руководствуются типовой формой Т-7, отражая в своей таблице те же сведения:
Обратите внимание: неполнота сведений в графике на день его утверждения приравнивается к нарушению и наказывается по ст. 5.27 КоАП РФ. К ней, к примеру, относят отсутствие даты начала отпуска, информации о дополнительных отпусках и об отдельных сотрудниках.
Неправомерными действиями, за которые штрафуют, также считается:
- неправильное разделение отпускных периодов;
- неознакомление сотрудников с утвержденным документом;
- срыв, игнорирование графика.
Как показывает судебная практика, эти штрафные случаи являются наиболее распространенными.
Порядок составления графика отпусков
Составляют, утверждают его ежегодно за две недели до нового года. Например, график отпусков на 2022 год надо подготовить и утвердить до 17.12.2021. Главное для нанимателя — обеспечение непрерывности производственного процесса. Соответственно, при составлении графика отпусков как на 2021 год, так и на 2022 год и последующие года, нужно учитывать этот фактор влияния и производственную необходимость.
Наниматель вправе закрепить порядок составления подобных документов в локальных актах, коллективном соглашении. В общем случае он может прислушиваться к пожеланиям сотрудников, но не обязан соглашаться с теми отпускными периодами, которые они просят предусмотреть для себя в будущем.
Определяя время и период отдыха каждого сотрудника, наниматель должен учитывать обязательные для применения нормы законов и ТК РФ. Так, по желанию отпускника отпуск в удобное время нужно предоставить:
- женщинам до декрета, работникам до 18 лет, усыновителям детей до 3 месяцев — по ним решение принимается на основе соглашения с нанимателем (ст. 122 ТК РФ);
- сотрудникам — многодетным родителям, пока младшему ребенку не исполнится 14 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
- лицам, имеющим нагрудный знак «Почетный донор России» (ч. 1 п. 1 ст. 23 ФЗ РФ № 125-ФЗ от 20.07.2012 в последней редакции от 11.06.2021).
В больших организациях руководитель каждого подразделения составляет отдельный календарь отпусков, а затем передает его в отдел кадров. Кадровики, собрав данные по всем подразделениям, формируют общий сводный график.
Обратите внимание: продолжительность основного отпускного периода составляет для всех 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ), а для работников до 18 лет — 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ).
Исключения:
- Инвалидам предоставляют не меньше 30 календарных дней отдыха по ст. 23 ФЗ РФ № 181-ФЗ от 24.11.1995 (ред. от 11.06.2021).
- Длительность ежегодного отдыха в зависимости от стажа устанавливает п. 4 ст. 28 ФЗ РФ № 151-ФЗ от 22.08.1995 (актуальная редакция от 01.07.2021) для работников аварийно-спасательных служб. Это минимум 30 и максимум 40 календарных дней.
- Граждане, чья работа связана с химическим оружием, отдыхают 49 либо 56 календарных дней (ст. 5 ФЗ РФ № 136 от 07.11.2000 в актуальной редакции от 07.03.2018).
Совместители оформляют отпуск на основной работе. Если на месте совместительства не отработаны положенные по ТК РФ полгода, отдых предоставляют авансом.
В отпускной период не включают нерабочие праздники, перечисленные в ст. 112 ТК РФ. То есть 1—8 января, 7 января, а также 23 февраля, 8 марта, 1 и 9 мая, 12 июня, 4 ноября.
Подписание и утверждение
Проект составленного документа (пока не утвержденного) вместе с обоснованиями по сотрудникам, имеющим привилегии, передают в профсоюз. Тот должен его изучить и дать мотивированный ответ. На это может уйти до 5 рабочих дней.
Далее около трех дней дается на доработку. Готовый вариант подписывает начальник отдела кадров. Затем его отдают на утверждение директору организации либо его заместителю.
Форма Т-7 содержит специальный реквизит — гриф утверждения:
Утверждая, директор указывает здесь должность, проставляет подпись и расшифровывает ее. Отдельный приказ об утверждении после этого не издают.
Если график составлен не по типовой форме, а разработан самостоятельно без грифа утверждения, порядок меняется. Директор подписывает документ, и после этого издается приказ об утверждении — обычно следующего содержания:
Обратите внимание: после утверждения график становится обязательным для всеобщего применения.
Строки 7, 8, 9 остаются пустыми. Их заполняют на протяжении текущего года, когда сотрудники уходят в отпуска.
Ознакомление работников с графиком отпусков
Трудовой кодекс не содержит прямого указания на обязательное ознакомление работников с отпускным графиком. Тем не менее это локальный нормативный акт, который имеет прямое отношение к трудовой деятельности.
Поэтому на него распространяются нормы ст. 22 ТК РФ. Следовательно, наниматель должен ознакомить с ним каждого работника под личную подпись. Об этом свидетельствуют разъяснения Роструда в письме № ПГ/5883-6-1 от 01.08.2012, а также судебная практика последних лет.
Ознакомление производится любым доступным способом. Отдельных предписаний по этой части нет. Процесс должен включать:
- Прочтение (просмотр) документа (работник должен его увидеть и прочитать).
- Проставление подписи после ознакомления. Например, в соответствующей строке графика напротив своих инициалов либо на отдельном приобщенном листе ознакомления.
Сам документ хранят в кадровом отделе и бухгалтерии. Копию нередко вывешивают на доске объявлений либо рассылают по отделам.
Обратите внимание: даже после ознакомления с графиком наниматель за две недели должен письменно предупреждать каждого отпускника под подпись о начале отпуска.
Для оформления отпуска потребуется не только график, но и приказ о его предоставлении и записка-расчет для начисления отпускных.
Внесение изменений в график
В ряде случаев в действующий утвержденный отпускной график вносят обоснованные изменения. Например, когда оформляют на работу нового сотрудника. Тогда сведения о нем добавляют в сводный отпускной график либо готовят отдельный график и прилагают его к сводному.
График отпусков и правила его составления не предусматривают внесение изменений в одностороннем порядке. Это значит, что стороны (наниматель, работник) должны договариваться о смене дат. На основании этого документ дополняется либо изменяется соответствующим образом.
Форма Т-7 предусматривает специальные графы 8, и 9 для переноса отпускного периода. В первой указывают документ, на основании которого производится перенос. Во второй — новую дату переносимого отпуска.
Графа 10 (примечания) используется, когда отпуск предоставлялся авансом и перенесение обусловлено неблагоприятными производственными причинами (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Тогда изменения (например, в 2021 году) вносят так:
Еще одна весомая причина для переноса и фиксации его по графе 10 — отзыв работника из отпуска. Она оговорена ч. 2 ст. 125 ТК РФ и касается перенесения на следующий год (присоединение к отпуску следующего календарного года).
Обратите внимание: в отпускной график включают всех сотрудников, с которыми заключен трудовой договор. И даже тех, у кого в этом году заканчивается срок его действия.